BLACKLINE導入例:
ハイアット・ホテルズ・コーポレーション200棟以上のホテルで可視性を向上 ―監査業務が「何でもないこと」に

「監査業務が当たり前の何でもないことになりました。監査人は必要な情報をBlacklineから直接取り出せます。
私たちには非常に大きな時間の節約になりますし、監査人もこちらの対応を待つ必要がなく、とても有り難いと言ってくれます。」
―マーク・クーリス氏 ハベル社 電力部門経理部長補佐

業界
ホスピタリティ
地域
グローバル
導入時期
2009年
基幹業務システム(ERP)
オラクル
ユーザー数
418
導入ソリューション
勘定照合、タスク管理
業務上の効果
可視性の向上と時間短縮/監査用データの抽出を不要化/職務分掌の確保/各ホテルが経理より顧客対応に注力することが可能に

ハイアット・ホテルズ・コーポレーション(本社:シカゴ)は、世界規模の一流のホスピタリティ企業です。温かいもてなしでゲストを迎えてきた誇り高い伝統を持ち、全世界51カ国にわたり618棟ものホテルやリゾートを展開しています。

ビジネス上の課題

ハイアットの企業オフィスでは毎月の照合プロセスでのスプレッドシートの使用をすでに廃止していましたが、連結会計の担当部署では、引き続き月末の照合の大部分をインドのサービス業者にアウトソーシングせざるを得ませんでした。「200棟以上のホテルを管理していたのですが、使っていたウェブベースのツールはとても制限が多く、時間がかかっていました」と、ハイアットのGLグローバルプロセス責任者のジャネット・ニンモさんは説明します。「各ホテルの決算プロセスがどこまで進んでいるかの報告を、いつも待っている状態でした。リアルタイムでは何もできず、プロセス全体の――そして会社全体でも――可視性はほとんどありませんでした」

既存のシステムでは、監査も非常に手間がかかっていました。担当チームが手作業でバックアップから決算書類などをダウンロードし、監査人に提出するデータをまとめなければなりませんでした。

さらに厄介なことに、部署のタスク管理ツールが照合データと統合されておらず、従属関係への完全な可視性がどうしても確保できませんでした。その結果、担当者は常に手作業の仕事に追われることになりました。「タスク監視用のツールが別にあって、そのせいで作業が遅れるばかりでした」とニンモさんは言います。

BlackLine選択の理由

ハイアットは自動化の進んだ照合ソリューションを探すに当たり、複数の業者を検討しました。「他にもいくつかのシステムを検討しましたが、BlackLineが最もニーズに合っていました。BlackLineが最もニーズに合っていました。全体がクラウド上にあるので、完全な可視性が確保できます。また、コスト面でも最良の選択肢でしたし、会社の成長に合わせて拡張できることもわかりました」とニンモさんは言います。

段階的に導入しながら、個々のプロセスの機能はすべて確保できることも、BlackLineを選んだ決め手の一つでした。

「BlackLineなら、すべてを一度にやらなくてもいい。それぞれのモジュールを、必要になったときに有効化すればいいのです。そのうえ、とてもユーザーフレンドリーで理解しやすいという特徴もあります。本当に一目瞭然です」とニンモさんは言います。

担当チームは、勘定照合とタスク管理という二つのBlackLineモジュールをわずか3週間のうちに導入しました。「オラクルのアップデートも同時に進め、勘定科目表も一新したのですが、すべてを難なくBlackLineに落とし込むことができました」と、ハイアットのGLアナリストを務めるトラビス・カールさんはいいます。「何もかも、ただインポートするだけでした。

簡単に移行でき、BlackLineとの間で難しい問題は何もありませんでした。訊きたいことがあるときは、いつでもその日のうちに折り返し連絡してくれました。いつでも対応してもらえるとわかっているので、とても助かりますね」

導入の成果

監査用データの抽出を不要化:監査人にBlackLineへの直接アクセスを許可できるため、担当チームがデータの検索と集計に時間をかける必要がなくなります。「監査が当たり前の何でもないことになりました。監査人は必要な情報をBlacklineから直接取り出せます。私たちには非常に大きな時間の節約になりますし、監査人もこちらの対応を待つ必要がなく、とても有り難いと言ってくれます」とニンモさんは言います。「内部監査人は必要なときにいつでもアクセスでき、外部監査人には期間を限ってアクセスを許可しています。各ホテルも、BlackLineではシステムをまだ通っていない照合は表示されない点を評価してくれます」

200棟以上のホテルで可視性が向上し、月次決算の監視時間を短縮: BlackLineの導入により、担当チームは各ホテルの決算プロセスがどこまで進んでいるかをリアルタイムで正確に把握できるようになりました。ニンモさんは次のように説明します。「各ホテルがどの時点にあるかが見てわかりますし、メールを使わずにタスクのやりとりができるので、私たちにとって大きな時間の節約になります。すでにある情報を入力する必要がないので、スタッフには情報をまとめるなどの単純作業ではなく、実際の問題に時間をかけて対応してもらうようにしています。BlackLineにしてから、年度始めの時点で3カ月のうちに丸々1人分を節約できていると思います」カールさんは次のように付け加えます。

「様々な機能をすべて手元で操作でき、全種類の報告書をいつでも作成できるおかげで、とても時間の節約になります。BlackLine以上のツールは今まで使ったことがありません」

職務分掌を確保:職務分掌はコンプライアンスにおいて大変重要ですが、ハイアットの以前のシステムでは、従属関係を追跡管理するのが困難でした。「BlackLineのおかげで、職務分掌のガイドラインにきちんと従っていることを確認できます。誰かが準備をして審査する必要はありません」とニンモさんは言います。

各ホテルが経理業務より顧客対応に注力することが可能に:BlackLineを導入したことで、各ホテルは経理業務に時間を費やすことなく、スタッフ管理と、ハイアットの最優先事項である顧客サービスに注力してもらうことが可能になりました。「各ホテルがお客様への対応に専念できるように、ホテル側の作業をこちら側に移行する方法を常に探しています。BlackLineのおかげで、それを実現できました」とニンモさんは語ってます。