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導入事例BlackLineで決算業務の課題を解決したお客様の事例をご紹介します

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セゾン情報システムズ わずか3か月で約53%の勘定照合を自動化 経理・決算業務のリモート化も推進

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成長分野のリンケージサービスを始め、情報処理サービス・ソフトウェア開発事業を広く 展開するセゾン情報システムズ。さらなる持続的成長のため“攻めの経理財務部門”と “働き方改革”の実現を目指し、業務フローの変革に着手。その基幹となるソリューションに BlackLineを据え、短期間で成果を挙げるに至った同社の取り組みを紹介する。

1970年、西武流通グループ(当時)の一員として情報処理サービス・ソフトウェア開発事業をスタートし、システムインテグレーターの先駆者的存在に位置付けられるセゾン情報システムズ。近年では、有力SaaSの導入と関連システム間のデータ連携を実現する同社製品「HULFT(ハルフト)」「DataSpider(データスパイダー)」などを活かしたリンケージサービスを成長戦略の主軸に事業を幅広く展開している。同社では財務経理部門を取り巻く環境の変化を受け、2019年8月にBlackLineを導入し、同年12月末より稼働を開始。わずか3か月のスパンで、決算業務の可視化、工数削減などの成果につなげている。具体的にどのような課題を抱え、導入、稼働プロセスを進めていったのか。同社、経営推進部 財務経理チーム長 鷲尾武氏に聞いた。

導入の背景と課題感

監査法人でのキャリアを経て、2013年1月より同社財務経理部門に加わった鷲尾氏。「2016年夏にマネジャーに就任し、マネジメントの目線で経理・決算業務および管理会計業務を統括する立場に就いたのを機に、従来の業務スタイルに課題感を持つようになりました」と明かす。

企業価値向上に資する管理会計業務に手が回らない

課題は大きく3つ。1つ目がリソースの問題から、管理会計業務の強化ニーズに応えられていないこと。同社では、16年より新たな経営トップ・内田和弘氏の下、経営改革に乗り出す。経理財務部門に対しても迅速な意思決定、業績測定・評価を行うための数値データの提出が求められるようになるが、欲しいデータが業務や拠点によって異なるシステムに点在し、その入手や統合作業には膨大な工数がかかる問題が明らかに。「特に決算時は一時的に業務負荷が高まり、監査対応にも追われるなか、経営に資するデータ提供・分析業務に手が回らない状態が続いていました」(鷲尾氏)。2つ目が不透明な業務プロセスによるガバナンス不足の問題だ。特に海外子会社に関しては会計システムひとつとっても本社と異なり、人材も多様化するなか、業務の標準化が喫緊の課題と
なっていた。

工数過多による決算時の深夜残業の常態化、エラーリスク

3つ目が複数のシステムにまたがる決算作業の工数過多とエラーリスク、それに伴う生産性向上の課題だった。ERP、給与情報、エクセルで管理している銀行の残高情報など、経理に関わるシステムやデータが複数存在。決算期に各システムからのデータ統合の工数負荷が集中することもあり、経理のメンバー全員が集計業務に終始する状態が続いていた。決定打となったのが17年のオフィス移転に伴うフリーアドレス導入が招いた現場の混乱だったという。「部署内での報告や指示に手間取り、ペーパーを回して承認作業を行うにもひと苦労。18年3月期の決算は何とかクリアしたものの、若手メンバーからも『決算のたびに深夜残業を強いられる状況がいつまで続くのか』といった不満、不安の声が挙がるようになりました」と明かす。細かい業務改善は随時、実践していたものの、業務スタイルを抜本的に変革しなければ、対外的な決算やガバナンスの品質低下にもつながりかねないという危機感を抱いた鷲尾氏。会計業務の自動化・ペーパーレス化が実現するソリュ―ションのあり方を摸索するなか、BlackLineの存在を知り、19年3月にブラックライン主催のファイナンスセミナーに参加。先に挙げた数々の課題に対し、「パズルのピースがピタリとハマるように解決が可能」と感じた鷲尾氏。社長に直訴し、同年8月にはスピード導入が実現する。

BlackLine選択の理由と導入プロセス

エクセルいらず、決算業務すべてをクラウド上で一元管理

BlackLineと他の会計ソリューションの決定的な違いは何だったのか。最大の差別化ポイントとなったのが、決算業務すべてをBlackLineのクラウド上で一元管理できる点だったという。「当初は会計システムのリプレイスを考えていたのですが、経理・決算業務そのもののデジタルトランスフォーメーション(DX)を推進するという概念は目から鱗でした。」(鷲尾氏)細かいフローでは、伝票の電子化に加え、意外にも大きな負荷となっていたエクセルでの根拠資料の作成・添付、捺印、稟議といった煩雑な手作業が丸ごと電子化できるのも大幅な業務削減につながると確信したという。

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入金から監査、業績管理に至るまでの経理・決算業務のDXを実現

こうして19年12月よりプロジェクトのフェーズ1としてブラックラインの「タスク管理」と「勘定照合」機能の導入を完了。図1のように決算業務を担う「BlackLineと、給与計算、経費精算、販売管理などの諸システムと経営分析ツールの「Tableau」などを同社の「DataSpider」で連携するフローを構築。入金から監査、業績管理に至るまでの決算業務のDXを実現する。

導入の成果

伝票承認捺印がゼロ、約53%の勘定照合作業が自動化

20年3月にはマッチング機能の導入を完了(フェーズ2)。年間で従来の業務の約30%削減をゴールに業務を推進しているが、フェーズ1完了時点で既に定量、定性両面から成果が出始めている。まず、挙げられるのが「決算タスクの見える化」だ。「これまでエクセルでタスクを管理していたのを、ダッシュボードで可視化し、体系だったタスク管理、目的や手続きの言語化ができるようになりました」(鷲尾氏)。

右の写真はフリーアドレス制に移行したオフィス。BlackLine導入により、どこにいても決算業務が可能に。

関係者間での情報共有に加え、履歴も残せるため、煩雑な過去データの参照がBlackLineでやりとりが完結。年間6400枚相当あったペーパー削減も達成したという。「監査法人からの指摘に対しても、会計処理の経緯を辿る手間なしに対応できる点も、今後の
大きな省力ポイントになると考えています」と語る。次に挙げられるのが「電子承認による省力化と統制強化」だ。従来、紙ベースで行っていた承認作業をペーパーレス化することで、可視化と信頼性も向上。従来、月次175件あまりあった伝票承認捺印もゼロになったという。さらに、自動承認およびデータ連携による効率化だ。従来、膨大な項目の目視確認と数値照合が必要だったのが、勘定照合の完全自動化により効率化が実現。「約53%の勘定照合作業が自動化されました」(鷲尾氏)。

リモートによる月次決算の業務効率化も達成

加えて、当初、想定していなかった副次的効果として明らかになったのが、新型コロナウィルス感染症対策への迅速な対応だ。先駆けて経理財務業務のDX化に着手していたことで、リモートによる月次決算もスムーズに完了。「むしろ電話応対などの他業務によって作業を中断されることなく、各メンバーが個々の集計業務に集中。『リモートのほうが効率的で作業時間も短縮できた』という声が多く挙がっています」と鷲尾氏は明かす。

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※本記事は2020年2月に弊社がおこなった取材に基づく。

<資料の主な内容>

・業務工数過多、エラーリスクに関する課題感
・同社のDX後の決算業務フロー図
・月次、期末決算における照合工数の大幅削減
・監査法人との対応業務の改善
・スムーズな導入のためのポイント


企業情報

業界 コンピュータ、ソフトウェア、サービス
地域 国内
導入時期 2019年
ユーザー数 Enterprise
導入ソリューション 勘定照合、タスク管理
業務上の効果 決算業務のリモート化、ペーパレス化、勘定照合作業の自動化、監査プロセスの効率化

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