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手作業と属人性を排除し、ビジネス貢献ができる経理部門へ

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データ収集・集計が煩雑になり、かつ担当者のスキルや独自の知識に依存しがちな経理財務業務。コロナ禍によるリモートワークの推進によって、さらにその課題は複雑化しました。そんな、経理財務担当者が抱える苦しみを軽減するのが、クラウド型決算プラットフォーム「BlackLine」です。今回は、BlackLineによる経理財務業務のDXが組織に対してどのような好影響を与えるのかを紹介します。

経理財務部門が抱える「属人化」の課題

企業の経理財務担当者の業務の根底には、説明責任という概念があります。企業が作成・開示する決算資料や財務諸表の作成は、法律や規則に基づいて適正に行われるべきです。第三者による会計監査にあたって、監査人はもちろんのこと、CEO、投資家など、すべての関係者が正確に調査・レビューできる資料を作成する責任があるのです。

経理財務チームでは、この説明責任を全うするというプレッシャーの下、複雑化したデータ収集や社内のコミュニケーション、そして厳しい納期に直面するなど、常に多く負担を強いられています。

新型コロナウイルスの感染拡大は、社会にさまざまな影響を与えましたが、企業の経理業務にも大きな影を落としました。東京証券取引所が発表した資料によれば、東証上場23%にあたる約539社が決算遅延を発表したといいます(2020年5月11日時点)。

財務報告が遅延してしまう原因のひとつに、従来のスプレッドシートによる管理があります。「スプレッドシートによる経理財務業務の問題点のひとつが、属人化です」と指摘するのは、BlackLineプロダクトマーケティングマネージャーのKatie Morrisです。

経理財務の担当者が文書の内容をしっかり把握していても、その人が異動や退職をした場合、これを引き継いだ新担当者が、前任者と同じように業務を遂行することが難しい場合も多いからです。たとえば、CFOや監査人など他の人から「ある資料をなくしたから送ってほしい」とった要求があった際に、引き継いだばかりの担当者はすぐに応答できない場合があります。そもそもこうした問い合わせ対応をするだけでも生産性が著しく低下し、決算を中心とした経理財務業務をさらに複雑化します。

業務を軽減しながら「説明責任」を果たせるソリューション

経理財務業務の属人化をなくして標準化すべきですが、担当者の知識やスキルの差がある、労働時間を規制しなければならない、補充人材がいない、さらにそのうえでリモートワークも推進しなければならないといった課題もあります。また、経理財務担当者が集計業務に追われてしまうと、データ分析をして現場にフィードバックするなど、ビジネスユニットへの貢献もできません。

このような課題を克服すべく、常に正しい資料をまとめ、しっかりと説明責任を果たすための解決策として、BlackLineによる経理財務のDXが求められるようになっています。

「クラウドベースのBlackLineでは、これまでどおり行なっていた日次の処理はそのままで、資料の準備からレビュー、報告書作成、監査などに必要な文書は継続的に更新されていきます。必要な文書にすぐにアクセスできるため、各所からの質問にも即答できます。経理財務部門は、常に説明責任を果たすことができるのです」(Morris)。

たとえば、売掛金の仕訳入力が遅れた場合、属人化した従来の手作業の処理では、入力が遅れた原因を調査するため、メールの履歴を探したり、同僚に問い合わせしたりする必要がありました。しかも管理する勘定ごとに、です。一方、BlackLineでは、データがクラウド上に集まり、その処理は組織全体に共有されます。勘定残高の自動インポート機能によって修正仕訳計上による残高の変更を確認すると、既に確定された処理を自動的に差し戻し、該当する勘定科目の担当者に通知します。担当者は通知を受けて適切な処理をすればいいのです。

正しい集計だけでなく、ビジネスの価値を高めていく

日々の経理財務業務において説明責任が果たせるようになると、担当者の集計業務や財務報告文書の負担は減り、プロセスの合理化やデータ分析によるビジネスユニットへの貢献など、より創造性の高い業務に専念できるようになります。

「経理財務担当者は、目の前の入力業務を処理するだけでなく、組織全体の業務プロセスを見通せるようになります。これによって、組織内のほかの部門とのコラボレーションが容易にできるようになり、組織自体の価値を高めることができるのです」(Morris)

BlackLineによりデータを一元化し、自動処理によって正確な勘定残高を迅速かつ継続的に管理することは、作業を平準化し、経理財務担当者の業務負担軽減や業務の質向上、ならびに人材の定着化にもつながり、強い組織づくりの下支えになるでしょう。